いまの委託先に不満があるわけではないけれど、出荷が増えてきて対応が追いつかない。あるいは、条件が合わなくなってきた。そういうときに一番の障害になるのが、「いまのやり方を全部作り直さないといけないのではないか」という不安だと思います。
結論から書くと、いまの出荷のやり方をそのまま持ち込める部分は多くあります。ただし、そのためには切り替えの前に確認しておくことがいくつかあります。
切り替えでつまずきやすいのは、荷物ではなく情報の受け渡し
倉庫を変えるときに難しいのは、実は荷物を運ぶことではありません。商品を運ぶだけなら日数の問題です。つまずきやすいのは、その裏で動いている情報のほうです。
ひとつは出荷指示の形です。どの商品を、いくつ、どこへ、いつまでに送るのか。この情報を、いまはどういう形で倉庫に渡しているか。受注システムから出力したCSVなのか、メールに書いた文面なのか、決まった帳票なのか。倉庫が変わると、この受け渡しの形も変わります。ここを詰めずに切り替えると、出荷が始まってから毎日つまずきます。
もうひとつは在庫の数え方です。何をもって1つと数えるか、いつの時点の在庫を正とするか。この認識が委託先とずれていると、帳簿と実物が合わなくなります。数百パレット規模の現場でこのズレが起きていた例は「在庫が合わない状態から立て直す」に書きました。
いまのやり方に合わせてもらうために、伝えておくこと
「うちのやり方に合わせてほしい」と伝えるだけでは、倉庫側も何に合わせればいいのか判断できません。合わせてもらうためには、いまのやり方を一度書き出す必要があります。
切り替え前に書き出しておきたいこと
- 出荷指示の出し方：どんな形式で、1日に何回、何時までに渡しているか
- 締め時刻：何時までの注文をその日の出荷にしているか
- 梱包のルール：同梱物、緩衝材、外装への表示、保冷剤の入れ方
- 温度帯の扱い：冷凍と冷蔵が混ざる注文をどう分けているか
- 例外の処理：返品、欠品、日付指定、ギフト対応をどう回しているか
このうち特に見落とされやすいのが、最後の例外の処理です。日々の出荷は問題なく回っていても、返品が来たとき、在庫が足りなかったとき、熨斗の指定が入ったときにどう動くか。ここが決まっていないまま切り替えると、最初の月に必ず引っかかります。
マクティスでは、この書き出しをお客様だけにお願いすることはしていません。いまの手順をうかがいながら、こちらで確認する項目を出していきます。全部を思い出して整理してから連絡する、という進め方だと、そのまま時間だけが過ぎてしまうためです。
一度に全部を動かさない、という選択
切り替えというと、ある日を境に全量が移るものと考えがちですが、そうしなくても構いません。
商品の一部だけを先に移す、保管だけを移して出荷は当面いまの体制で回す、繁忙期にあふれる分だけを預ける。こうした部分的な移し方であれば、いまの運用を止めずに新しい倉庫の動き方を確認できます。既存の物流会社様を含む複数社の体制のまま、在庫の見え方だけを整えていった例もあります。
並行して動かす期間があると、出荷指示の形式や締め時刻のずれが、実際の注文で表に出てきます。その段階なら、まだ元の体制で受け止められます。全量を移してから同じ問題に気づくと、戻る先がありません。
移すときには、一度きちんと数える
在庫を移動させるときは、出す側で数え、受け入れる側でも数え直します。手間に見えますが、ここを省くと差が出たときにどちらで生じたものか分からなくなります。切り替えは、在庫の実数をもう一度確かめられる数少ない機会でもあります。
受け入れの際は、荷姿と保管条件も同時に確認します。前の倉庫での積み方がそのまま使えるとは限らないためです。ここで決めた置き方が、その後の出荷作業の速さをそのまま左右します。
切り替えの進め方
実際の進み方は、新しく預ける場合と大きくは変わりません。お問い合わせをいただき、条件をうかがい、お見積りを出し、少量で試験搬入をして、運用を始めます。切り替えの場合はこれに、いまの手順の聞き取りと、在庫を移す段取りが加わります。
期間としては、条件のすり合わせと試験搬入を挟むことを考えると、余裕をみて一か月前後を見ておくと動きやすくなります。繁忙期の直前は倉庫側も混み合うため、年末やお中元・お歳暮の時期に向けての切り替えは早めに動くほど選択肢が広がります。この点は「お歳暮と年末の出荷が重なる前に」でも触れました。
始めたあとも、出荷量の変化や商品の増減に合わせて運用の中身は調整していきます。切り替えた時点の形で固定するものとは考えていません。ご相談から運用開始までの流れは事業内容のページに整理しています。
よくある質問
いまの倉庫と並行して使うことはできますか？
A. できます。既存の委託先を残したまま、一部の商品や一部の工程だけをお引き受けする形でも対応しています。全量を一度に動かすより、切り替えの負担は小さくなります。
いまの受注システムのまま出荷を依頼できますか？
A. 出荷指示をどのような形で受け取れるかは、お使いのシステムや帳票の形式によって変わります。CSVでの受け渡しなど現実的な方法をご相談しながら決めていきますので、まずは現在どのような形で出荷指示を出しているかをお聞かせください。個別に確認させていただいたうえでお答えします。
切り替えにはどのくらい期間を見ておけばいいですか？
A. 条件のすり合わせと試験搬入を挟むことを考えると、余裕をみて一か月前後は見ておくと動きやすくなります。繁忙期に向けての切り替えは倉庫側も混み合うため、直前になるほど選択肢が狭まります。
在庫を移すときに数が合わなくなることはありませんか？
A. 移す前と受け入れた後の両方で数え直し、差が出た場合はその場で突き合わせます。この作業を省いてしまうと、後になってどちらの倉庫で生じた差なのか分からなくなるため、切り替えのときに一度きちんと数えることをおすすめしています。